Privát Elektronikus Dokumentum Kezelés
A tudatos vásárlás része, hogy költségeinket nyomon követhessük, ezek alapul szolgáljanak pénzügyi tervezésünkhöz, illetve hogy fontos dokumentumainkról, külön helyen tárolt, biztonsági másolataink legyenek.
Mindenkit érint(ene)
Az összes háztartásban vannak hivatalos iratok, bizonylatok. Számlák, csekkek, szerződések, iskolai bizonyítványok, garancia levelek, bevásárló blokkok, igazolások, önéletrajzok, adóbevallások, névjegykártyák, megőrzött szórólapok, születési és halotti bizonyítványok, postai feladóvevények, stb. A lista hatalmas.
Évek alatt rengetek hivatalos vagy hasznos papír gyűlik kupacba. Ezek többnyire össze-vissza henteregnek a lakásban. Polcokon halmozódnak fel, vagy az asztalok sarkán tornyosulnak, olykor mappákban, fiókokban tárolódnak, különösebb rendszer nélkül. Gyakori a káosz. Hiába vannak csoportosítva irattárolókban, mégis hosszadalmas belőlük egy konkrét adat visszakeresése.
Gyakori problémák
Gyakorta nem találjuk amit keresünk. Néha kulcsfontosságú információk kallódnak el.
-
- Drágám! Nincs internetünk!
- Jelentsed be a hibát.
- Nem találom az internet előfizetési szerződést.
Tudjuk fejből az adatokat? Mi az ügyfélazonosítónk? Hol keressük? Ki rakta el? -
- Megérkeztünk. Mi is a nyaraló riasztójának kódja?
- Fogalmam sincs. Az összetört telefonba volt elmentve.
- Basszus tényleg! Akkor most hogy jutunk be?
Menjünk haza a kódért? Törjünk be? Mit csináljunk? Francba az egésszel ...! -
- A szolgáltató szerint nem fizettük be ezeket a díjakat.
- Dehogynem. Hol vannak a csekkek?
- Itt az egyik, de a másikat nem találom.
Nem egy helyre tettük? Vajon hol keressük? Ki rakta el?
Összességében a pénztárcánk, a szabadidőnk és az egészségünk rovására mehet a rendszerezetlenség, a balszerencse.
Lehetőségek
>> Beletörődünk, hogy ez már csak így van.
>> Igyekszünk nagyobb rendet teremteni a papírjaink között, amit tűzbiztos trezorban tárolunk, és mindent fejben tartunk.
>> Célirányosan kezeljük a problémát, a testreszabható, bármely eszközről és külföldről is hozzáférhető Dokutár használatával.
Javaslatunk
A fenti problémákra megoldást jelenthet az Elektronikus Dokumentum Kezelés. A papírokat alap szinten kategorizáljuk és feldolgozzuk a Dokutár rendszerében. A szoftver kezel minden feladatot az iratok, adatok használatával és archiválásával kapcsolatban. Biztonságos környezetben működik. Automatikusan kiküszöböli a kapcsolódó problémák döntő többségét anélkül, hogy túl nagy, vagy felesleges terhet róna bárkire.
A háztartások vezetését, pénzügyi tervezését, a költségek nyomonkövetését, a hivatalos iratok és információk elektronikus tárolását megvalósító rendszerünk használata ma még nem alapelvárás a hétköznapokban. Korszerű szemléletre, igényességre és biztonságra törekvő, tudatos felhasználók számára viszont időszerű fejlesztés. Hasznos és modern eszköz.
A felhasználás további lehetőségeiről itt találsz egy rövid ötletadót.
Jellemzői:
- elektronikusan tárolja a dokumentumokat
- testre szabható
- tanítható
- címszavakra kereshető
- kategoriákba rendez
- letisztult, könnyen használható, 3. generációs kezelőfelület
- A szoftvernek céges változata is létezik. Ez a fentieken túl folyamatokat irányít és jogosultságokat is kezel.
Előnyei:
- Ingyen is működik 2 fő dokumentum kategóriával. (pl.: Pénzügyek és Iratok)
- Kicsi az eszköz igénye. Egy okostelefon elég a működtetéséhez.
- Egyszerűen kezelhető. Mintha posztolnál a Facebook-on. Egy mobillal a papírok lefényképezhetők, az adatok azonnal, gyorsan és könnyen felvihetők.
- Csökken a stressz mivel mindig, minden könnyen megtalálható, a címszavak alapján.
- Mobilis, kiterjeszthető rendszer. A világ bármely pontján, minden rögzített számla vagy irat, azok adatai hozzáférhetők bármelyik családtag számára
- Időt nem spórolunk vele, de tervezhetővé tesszük. A papírok közötti keresgélésre, újbóli beszerzésére fordított időt, adatrögzítésre cseréljük. Egyben kiküszöböljük a megsemmisülésükből, elvesztésükből, késői megtalálásukból fakadó károk egy részét.
- Reszponzív, felhőben tárolva, https protokollal - ami azt jelenti, hogy biztonságos, gyorsan, könnyen hozzáférhető, bármilyen kommunikációs eszközről elérhető, bármely földrészen.
- A prémium fiók sem drága (3.700 Ft/év) DE INGYEN is megszerezhető. Ha bármilyen más termékünknél Prémium fiókod van, akkor az összes termékünkre Prémium fiókot kaphatsz. Csak be kell pipálnod az igényt. Ami itt azt jelenti, hogy ötször nagyobb tárhellyel rendelkezel, 3 fő adminisztrálhat és korlátlan dokumentum fajtát kezelhetsz. Nézd meg mit tartalmaz a Paletta.
- Menő dolog saját elektronikus dokumentumtárral rendelkezni.
A szofver használatával kapcsolatban részleteket itt találsz.